A administração da produção é o setor que trabalha com as melhores técnicas e estratégias para a produção de bens na sua empresa. Na indústria alimentícia, esse é o setor responsável pela confecção de todos os produtos, sendo que o gestor de produção é quem controla o trabalho dos colaboradores da indústria, as demandas de produção e a compra de matéria-prima.

Por ser um setor tão complexo, ele também está sujeito a uma série de erros que podem comprometer a qualidade dos produtos e as finanças da empresa. Mas você sabe quais são esses erros? Entende qual a melhor forma de lidar com eles e eliminá-los do seu estabelecimento? Se não, está na hora de descobrir!

Leia nosso artigo e aprenda, agora mesmo, os principais erros da administração da produção e como evitar cada um deles!

Qual é a importância de uma boa administração do processo produtivo?

Em qualquer segmento, a administração da produção é um setor central para o bom funcionamento do negócio. Na indústria alimentícia, isso não é diferente. Afinal, é ali que todos os produtos que serão comercializados por você são fabricados.

Uma boa administração da produção é essencial nesse processo. É ela que garante que toda a demanda será atendida da melhor forma possível. Além disso, é ela que garante a qualidade dos produtos, controlando a produção para que exista padronização e excelência nos procedimentos.

Além disso, essa é a área responsável pelo estoque. Portanto, ter uma boa administração do processo produtivo permite que a matéria-prima esteja disponível para que os produtos sejam fabricados. Ela também garante que os produtos em estoque não sejam perdidos por armazenamento inadequado ou perda do prazo de validade.

Como é possível ter uma boa administração no setor de produção?

Existem várias estratégias e ações que permitem que você estabeleça uma boa administração da produção na sua indústria. Veja agora quais são as principais delas:

• capacite o gerente de produção para que ele tenha as habilidades necessárias para fazer uma boa administração;
• entenda quais são os processos de produção da sua empresa e faça um mapeamento;
• crie indicadores e métricas de produção;
• tenha consciência de quais são as demandas da produção;
• saiba quais são as máquinas e equipamentos necessários para a produção;
• saiba quais são as matérias-primas necessárias e suas características principais;
• organize o estoque da empresa;
• tenha um bom planejamento de toda a produção de mercadorias e produtos;
• faça um diagnóstico para identificar erros e falhas e busque formas eficientes de solucioná-los.

Quais são os principais erros na administração da produção e como evitar ou minimizá-los?

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de manter uma boa administração da produção, é hora de descobrir os erros que pode estar cometendo e como minimizá-los. Continue a leitura e veja quais são os principais!

Comunicação ruim

Um dos grandes erros na administração da produção são as falhas na comunicação. Essas falhas podem estar em diversos âmbitos, como entre o gestor e os trabalhadores da produção ou mesmo dentro da mesma equipe, entre os membros do time.

Pode ser, por exemplo, que o trabalhador não saiba exatamente quais os produtos que devem ser confeccionados em determinado dia. Também pode haver problemas relacionados às mudanças que não são repassadas à equipe, dificuldades e erros que não são relatados, até problemas na hora de acessar documentos e informações importantes para a realização das atividades.

As consequências desse tipo de erro podem ser observadas diretamente na produção. Na indústria alimentícia, você consegue perceber que produtos não foram feitos da forma como deveriam, a quantidade foi equivocada ou a receita não foi seguida à risca. Além disso, a comunicação ruim também pode fazer com que os trabalhadores não conversem entre si, não sendo capazes de coordenar suas ações e trabalhar em conjunto para produzir as mercadorias necessárias.

Pode ser também que algumas instruções se percam no processo de produção e, dessa forma, mudanças não são implementadas como deveriam. A produção pode sofrer bastante com essas falhas de comunicação, reduzindo a produtividade do time e a qualidade dos alimentos.

Como minimizar ou evitar esse erro

Para minimizar esse erro, é importante que você crie um processo de comunicação que seja eficaz. Mapeie toda a comunicação do time, ou seja, quem deve falar o que e com quem. A partir disso, crie canais e formas de comunicação eficazes para que isso aconteça.

O gerente de produção precisa, por exemplo, repassar informações para os colaboradores. Dessa forma, você pode criar um quadro no qual, no início do dia, o gerente insere todas as informações necessárias para que a produção seja realizada.

Os colaboradores também devem repassar os problemas de produção ou possíveis falhas para os gerentes. Para isso, você pode criar um canal de comunicação específico, como um telefone, por meio do qual os colaboradores entram em contato com o gestor imediatamente.

Máquinas obsoletas

A produção de produtos alimentícios exige o uso de diversas máquinas e equipamentos. São necessárias batedeiras, refrigeradores, fornos, entre outros. Quando eles ficam obsoletos ou inativados, a sua empresa está perdendo dinheiro e sua produção fica comprometida.

Isso porque uma máquina é um capital da empresa. Quando ela está parada, ocupa espaço e se torna um capital ocioso, sem uso. Todo o seu potencial fica desperdiçado quando a máquina não está sendo utilizada, seja por problemas técnicos ou por não existir a necessidade de utilizá-la.

Além disso, quando uma máquina necessária para a produção está obsoleta e quebra ou perde o seu potencial de uso, ela também traz prejuízos para a produção. Os colaboradores têm dificuldades na hora de confeccionar os produtos a produtividade cai, o que gera prejuízos para a indústria.

Como minimizar ou evitar esse erro

Existem alguns cuidados que você precisa tomar para minimizar ou evitar as máquinas obsoletas.

Em primeiro lugar, faça um levantamento de todos os equipamentos utilizados na sua indústria. A partir disso, veja qual o estado de cada um, buscando entender quais estão em pleno funcionamento e quais precisam de conserto ou manutenção. Também entenda quais são aqueles que, mesmo que estejam em pleno funcionamento, são antigos e poderiam ser substituídos por máquinas mais modernas.

Por fim, vale observar se há algum equipamento que não está sendo utilizado por não estar envolvido em nenhuma das etapas de produção. Esse equipamento pode ser vendido, liberando espaço na sua cozinha industrial e devolvendo recursos financeiros para a empresa.

Faça também um planejamento de manutenção periódica e de substituição dos equipamentos antigos. Converse com os colaboradores e veja o que pode ser melhorado de forma a potencializar a produtividade da sua empresa.

Colaboradores ociosos

Também pode acontecer de você perceber que, na sua empresa, há colaboradores que estão ociosos ou não estão colocando todas as suas potencialidades em prática. Isso é um erro de gestão, uma vez que traz uma série de prejuízos e problemas para a equipe.

Em primeiro lugar, caso um colaborador esteja ocioso por conta própria, ou seja, por escolha, isso pode fazer com que o time fique sobrecarregado. Afinal, os outros membros da equipe precisam compensar o trabalho que não está sendo realizado por esse funcionário. As consequências dessa sobrecarga são o aumento de erros na produção e falta de motivação e engajamento do setor como um todo.

Porém, também pode acontecer de você ter mais colaboradores do que realmente precisa. Dessa forma, a equipe é subutilizada, com os colaboradores ociosos porque não têm mais atividades a serem realizadas ou não sabem o que precisam fazer.

Isso traz prejuízos financeiros para a empresa como um todo. Afinal, você está investindo nos colaboradores, mas não tem o retorno que gostaria.

Como minimizar ou evitar esse erro

Há diversas formas de minimizar a ociosidade da equipe na sua empresa. O primeiro passo aqui é entender quais são os motivos que levam os colaboradores a ficarem ociosos.

Para isso, mapeie os seus processos e entenda quais são aqueles que devem ser realizados. Entenda qual o potencial de produção do time, buscando identificar se os colaboradores que você tem hoje são capazes de realizar todas as atividades. Caso perceba que há mais colaboradores que atividades, revise e realoque o time para garantir que todos trabalhem da melhor forma possível.

Também é importante investir na melhoria da gestão de pessoas da sua equipe. Entenda se há problemas de clima organizacional ou de motivação que levam os colaboradores a ficarem ociosos. Caso identifique algum, estruture planos de ação para solucioná-los.

Manutenção inapropriada

Quando se fala em máquinas e equipamentos, muitas empresas acabam negligenciando a manutenção. Isso porque há um mito de que manutenção é sinônimo de despesa, sendo que muitos gestores consideram a manutenção preventiva como um processo desnecessário e oneroso para a organização.

Essa crença traz uma série de prejuízos para a organização. Afinal, quando a manutenção é feita com desleixo ou quando não é realizada, há uma redução na vida útil do seu maquinário. Além disso, ela pode apresentar defeitos que interferem diretamente na qualidade das mercadorias produzidas na sua empresa.

Como minimizar ou evitar esse erro

Para minimizar esse erro, é importante que você invista em manutenções preventivas. Para isso, crie um cronograma de revisão para cada uma das suas máquinas, organizando-o de acordo com o tempo de vida de cada uma, nível de operação e necessidades específicas. Mantenha a manutenção sempre em dia.

Também é essencial que você solicite aos colaboradores que confiram se o equipamento está funcionando corretamente antes de usá-lo. Todos os dias, antes de iniciar as atividades, tenha em mãos um checklist para conferir os equipamentos, de forma a evitar que qualquer erro passe despercebido.

Por fim, vale lembrar que é essencial contar com empresas especializadas para realizar a manutenção. Afinal, esse processo é essencial para prolongar a vida útil do seu equipamento e, dessa forma, precisa ser realizado com cuidado e atenção, e por profissionais capacitados e especializados.

Falta de treinamento

Para que a sua equipe seja produtiva e realize as tarefas com excelência, é essencial que os colaboradores tenham as competências necessárias para tal. Isso significa que o time deve estar atualizado e capacitado para produzir as mercadorias que serão comercializadas pela sua empresa.

Dessa forma, a falta de treinamento é um grande erro da administração da produção. Afinal, a ausência de capacitações faz com que o seu time não seja capaz de colocar todas as suas potencialidades em prática. Além disso, isso também faz com que eles se sintam despreparados para realizar as atividades solicitadas, gerando desmotivação e insatisfação com o trabalho.

Como minimizar ou evitar esse erro

Para eliminar esse erro, é importante que você invista em treinamentos e capacitações. Porém, esse processo deve ser feito de forma planejada e estratégica, potencializando o que cada um dos colaboradores têm de melhor.

Portanto, comece mapeando as competências da equipe. Entenda quais são as especialidades de cada funcionário e quais são seus pontos fortes e fracos. Não se esqueça de analisar também as competências comportamentais de cada um. Afinal, na indústria alimentícia, os colaboradores trabalham em equipe e, dessa forma, ter competências comportamentais bem-desenvolvidas é essencial.

A partir dessa análise, busque cursos de capacitação e atualização. Você pode, inclusive, criar um Plano de Desenvolvimento Individual para cada um dos colaboradores. Monitore os resultados e perceba como o desempenho deles pode melhorar a partir de treinamentos de qualidade e bem-aplicados.

Estoque mal gerido

Outro grande erro da administração de produção é a falta ou ineficácia na gestão do estoque. Ou seja, quando você não controla os produtos que entram e saem, não sabe como organizar e administrar o estoque, a empresa e a produção podem sofrer prejuízos.

Isso porque um estoque mal gerido pode fazer com que você perca muitas mercadorias, seja por comprometimento devido ao armazenamento inadequado ou, até mesmo, vencimento do prazo de validade.

Você não sabe exatamente o que tem em estoque e pode comprar mais mercadorias que deveria e, com isso, perdê-las antes de utilizá-las. Além disso, também pode ser que os produtos sejam armazenados de forma inadequada, fazendo com que a qualidade da mercadoria seja comprometida ao longo do tempo, deixando-a indisponível para o uso.

Porém, esses não são os únicos problemas de um estoque mal gerido. Estoque é um custo para a empresa, dessa forma, quando você não realiza uma gestão eficiente, pode ser que o espaço ocupado seja maior que o necessário. Além disso, produtos parados por muito tempo também trazem prejuízos, fazendo com que os custos da empresa aumentem.

Como minimizar ou evitar esse erro

Para minimizar esse erro, é importante que você crie um processo específico para a gestão de estoque na empresa. É preciso fazer um levantamento de todos os produtos que estão disponíveis, assim como data de entrada, quantidade e prazo de validade.

Também é essencial um bom planejamento da produção de forma a entender quais são os produtos que precisam ser adquiridos e as quantidades adequadas. Isso evita que você tenha um estoque maior que o necessário, evitando também a perda dos prazos de validade.

Por fim, vale lembrar que a organização do espaço físico do estoque também é importante nesse aspecto. Compreenda a melhor forma de otimizar essa área e a alocação correta de cada um dos produtos, assim como técnica para emilhamento e o local adequado para armazená-lo.

Falta de controle de processos

Não ter controle dos processos de produção da sua indústria é um outro grande erro na administração. Isso porque tanto o gestor quanto os colaboradores podem ficar perdidos em relação a melhor forma de realizar os processos e conduzir a fim de garantir a qualidade dos produtos.

A falta de controle dos processos pode estar localizada em diversos âmbitos. Pode ser que você não saiba quais são os processos que são realizados na empresa ou, talvez, não entenda o passo a passo de cada um deles. Porém, também é um erro a falta de controle ao longo da produção.

Ou seja, pode ser que você tenha um entendimento dos processos mas, na prática, não seja capaz de controlar as atividades dos colaboradores para que eles sejam colocados em prática da melhor forma possível.

Como minimizar ou evitar esse erro

Há algumas ações que podem ser tomadas para minimizar ou evitar esse erro. Em primeiro lugar, o mapeamento e revisão dos processos é uma ótima forma de controlá-los ao longo da sua produção.

Isso significa que você deve fazer um levantamento de todos os processos realizados na indústria. A partir disso, faça um mapa elencando cada etapa da produção, responsáveis, número de colaboradores necessários e padrões de qualidade dos produtos que resultarão desse processo.

A partir disso, é a hora de realizar o controle da produção em si. Crie indicadores para entender se os processos estão sendo conduzidos da melhor forma possível. Também conscientize e capacite a equipe para que o trabalho seja realizado dessa forma. Acompanhe a produção de perto e corrija possíveis erros que possam aparecer ao longo da produção.

Como um sistema tecnológico pode ajudar nesse quesito?

Como você pode perceber, o setor de administração da produção é bastante complexo e sujeito a uma série de erros. Uma estratégia que pode ajudar você a minimizá-los é a implementação de um sistema tecnológico. Afinal, hoje, existem uma série de softwares e plataformas que podem servir como grandes aliados de uma gestão de qualidade na sua empresa como um todo.

Você pode, por exemplo, contar com um software dedicado ao controle de estoque da sua empresa. Esses sistemas são capazes de registrar toda a matéria-prima que entra na organização, catalogando-a segundo os códigos de barras. Ele armazena informações como quantidade, tipo de produto, prazo de validade, preço de compra e data de entrada. Esse tipo de sistema também é capaz de registrar todas as saídas, indicando quando há a necessidade de realizar novas compras.

Também há softwares capazes de auxiliar na gestão de pessoas e processos. Eles armazenam informações relacionadas aos colaboradores e à produtividade da empresa. Eles conseguem armazenar dados sobre demandas, produtos fabricados, qualidade das mercadorias, preço de custo e de venda, entre outros.

Dessa forma, fica claro que a tecnologia é uma grande aliada da boa administração da produção. Com o uso de softwares e plataformas desse tipo, você é capaz de automatizar uma série de atividades, além de registrar todo tipo de informações sobre a produção dentro da sua empresa.

A partir desses dados, é possível tomar decisões mais precisas e conscientes em relação à produção de mercadorias. Você também pode identificar erros ao analisar essas informações e, com isso, corrigi-los o mais rápido possível para garantir a melhoria contínua dos processos da sua empresa.

Quais os benefícios de corrigir esses erros?

Identificar e corrigir os erros de administração de produção na sua empresa traz uma série de benefícios, tanto para o setor quanto para a organização e os clientes. Descubra agora quais são os principais deles!

• melhora a qualidade dos seus produtos, uma vez que permite que eles sejam fabricados da melhor forma possível;
• com o mapeamento dos processos e melhor gestão da produção, você é capaz de investir na padronização das mercadorias produzidas;
• reduz custos da empresa uma vez que reduz desperdícios e elimina ociosidade de máquinas e colaboradores;
• melhora a motivação e engajamento dos colaboradores, que se sentem mais capacitados e preparados para realizar as atividades;
• gera uma visão global da produção;
• aumenta a produtividade do time, tanto devido à capacitação do time quanto ao uso de máquinas mais eficientes para a produção;
• gera produtos mais completos para os clientes, o que aumenta a satisfação deles com a empresa, potencializando os seus lucros.

Como você pode perceber ao longo do artigo, a administração da produção é um processo extremamente complexo e importante em qualquer indústria. No setor alimentício, por lidar com produtos que possuem prazo de validade e padrões de qualidade elevados, ela se torna ainda mais importante.

Entender quais são os erros que você pode estar cometendo é o primeiro passo para melhorar esse processo. Portanto, aproveite o artigo e faça um diagnóstico da sua área, buscando formas de corrigir os erros da administração da produção agora mesmo!

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