Você já ouviu falar em PPCP? Essa é a sigla para planejamento, programação e controle da produção. Essa é uma metodologia de gestão da produção de uma empresa, incluindo todas as etapas, desde a chegada da demanda até a finalização do produto.

O PPCP pode ser um grande aliado da sua empresa ou indústria. Em diversos setores produtivos, esse processo auxilia na organização da produção, eliminação de desperdícios e controle de todo o processo. Dessa forma, ele pode ser utilizado tanto em empresas pequenas quanto grandes e, em ambos os casos, traz uma série de benefícios para a organização.

Quer saber tudo sobre o PPCP, desde as suas etapas até os benefícios e forma de aplicá-lo na empresa? Então, continue a leitura e descubra agora mesmo!

O que é PPCP?

PPCP é a sigla para Planejamento, Programação e Controle da Produção. Assim como método PDCA, ela se refere a uma metodologia de gestão de toda a produção de um empresa ou indústria, desde a chegada da demanda até a entrega do produto final.

Dessa forma, esse programa é o responsável por todo o planejamento de toda a produção da indústria. Pensando em uma padaria, por exemplo, é por meio do PPCP que você planejará quantos pães, bolos e doces serão produzidos em determinado dia. Também é com esse programa que vai determinar quando cada produto será confeccionado, qual a equipe responsável e quais são os materiais, matéria-prima e equipamentos necessários para que isso aconteça.

Por fim, também é uma responsabilidade da PPCP lidar com qualquer problema ou erro que possa surgir ao longo da produção. Dessa forma, caso falte algum ingrediente, como farinha ou açúcar, ou no caso de falha em determinada máquina, é a PPCP que tomará a melhor decisão para que isso cause o mínimo de impacto na produção.

De forma resumida, é preciso entender que PPCP é um programa que lida com toda a produção, buscando alinhar a demanda dos clientes com as capacidades produtivas da organização de forma a maximizar os ganhos de ambas as partes.

Quais são os elementos que compõem a PPCP?

Como a própria sigla já indica, a PPCP é composta por três elementos: o planejamento, a programação e o controle. Dessa forma, para entender o que esse programa realmente significa é essencial que você saiba quais são esses três elementos e como eles funcionam.

Planejamento 

O primeiro elemento do PPCP é o planejamento. Ele se refere ao planejamento de tudo que tem relação com a produção em determinada organização.

Portanto, é nesse elemento que se encontra o planejamento estratégico. Afinal, é esse documento que norteia todas as decisões da organização, o que também acontece com a produção. Porém, o planejamento se refere ao plano de médio e curto prazo. Isso significa que esse elemento determinará todo o processo produtivo, incluindo a melhor forma para que ele ocorra na sua empresa.

Sendo assim, para entender melhor, voltemos ao exemplo da padaria. A padaria pode ter um planejamento estratégico que indica qual o volume de produção e vendas atualmente a quais são os objetivos relacionados a esses elementos para os próximos anos. Dessa forma, é importante que o PPCP desse estabelecimento faça um planejamento de produção considerando o PE dessa operação.

Na hora de produzir os pães para a venda no dia seguinte, é importante também determinar a quantidade que será produzida, qual a equipe responsável, quantos colaboradores precisam estar envolvidos nessa tarefa, quais são os passo da produção, quando deve começar e quais são os insumos necessários para que ela se concretize.

Dessa forma, é o planejamento do PPCP que vai determinar cada um desses elementos, ou seja, a maneira ideal de produzir os produtos.

Programação 

O segundo elemento do PPCP é a programação. Ele está relacionado com a execução das atividades dentro de uma empresa, da produção.

Dessa forma, é a programação que deve controlar a execução do plano elaborado anteriormente. Ele precisa repassar o planejamento para os colaboradores responsáveis pela execução e verificar se tudo está ocorrendo conforme o que foi programado. Além disso, ele precisa garantir que todos os elementos necessários para a realização das atividades estejam disponíveis.

No caso da padaria, a programação é a responsável por repassar ao mestre panificador as instruções do planejamento. Também é ela que inclui a verificação de se todas as máquinas estão em bom funcionamento, para que ele execute as suas funções, e se toda a matéria-prima necessária está disponível.

Controle 

Por fim, o terceiro elemento do PPCP é o controle. Ele é o parâmetro responsável por ajustar os planos de produção para que o objetivo final seja atingido.

É nessa fase que é verificado se tudo está ocorrendo da forma como foi planejado e se os produtos estão sendo feitos dentro dos padrões de qualidade pré-estabelecidos. Porém, também é esse setor que deve lidar com quaisquer problemas ou erros que possam surgir ao longo do processo. Nesse caso, é preciso resolver os problemas o mais rápido possível de forma a garantir que a produção fique próxima ao que foi planejado.

No caso da padaria, pode ser que, no meio da produção dos pães, uma das máquinas quebre, como a câmara de fermentação, por exemplo. Dessa forma, é o time de controle que precisa acionar prazos de contingência a fim de determinar qual a melhor solução para esse problema para que a produção não seja comprometida ou, pelo menos, para que os efeitos desse problema sejam minimizados. Ele pode, por exemplo, solicitar uma assistência técnica emergencial ou alugar uma nova máquina para substituir a que apresentou defeito.

Quais são os objetivos do PPCP? 

O PPCP tem alguns objetivos principais. Entendê-los é essencial para conhecer o programa e saber como colocá-lo em prática.

O primeiro objetivo do PPCP é determinar quais são os itens que serão entregues. Isso porque, dependendo da empresa, podem surgir diferentes demandas, solicitando produtos diferentes. Portanto, é o PPCP que analisa essa demanda buscando determinar quais são os produtos que precisam ser desenvolvidos. É ele que também deve determinar a quantidade a ser produzida, buscando uma conciliação entre a demanda e a capacidade produtiva do local.

Os outros objetivos do PPCP são tomar as demais decisões e determinações para que a demanda seja cumprida. Dessa forma, ele tem como objetivo determinar os materiais e matérias-primas a serem utilizados, a necessidade de mão de obra e de maquinários para que sejam produzidos os produtos e o prazo de execução possível de ser atingido.

Quais são as etapas do PPCP? 

O PPCP tem seis etapas pré-determinadas. Conheça agora quais são elas.

1. Previsão da demanda

A primeira etapa do PPCP é a previsão da demanda. Como o próprio nome já indica, ela se refere à necessidade de realizar uma previsão do volume de vendas em determinado período. Essa etapa é importante, uma vez que é a partir da previsão de vendas que todas as outras decisões serão tomadas.

Portanto, a partir do volume de vendas, você deve realizar a previsão da demanda. Com ela em mãos, é necessário estimar tudo que será necessário para que essa previsão seja cumprida, como mão de obra, materiais, máquinas, entre outros insumos.

2. Planejamento da capacidade produtiva

A segunda etapa do PPCP é o planejamento da capacidade produtiva. Esse é o momento no qual, a partir da previsão da demanda, você deve planejar os insumos necessários para que ela seja cumprida e, a partir disso, realizar os ajustes na capacidade produtiva da indústria.

Dessa forma, caso a previsão da demanda seja menor para os próximos meses, esse é o momento de tomar decisões relacionadas ao ajuste de compra de insumos, reorganização da mão de obra, do estoque e das matérias-primas etc. para que a demanda seja atingida sem desperdícios.

3. Planejamento agregado da produção (PAP)

A terceira etapa consiste no momento de planejar a produção a médio ou longo prazo, adequando-a à demanda prevista e estabelecendo a capacidade produtiva necessária.

Dessa forma, essa é a etapa na qual você faz um levantamento da previsão da demanda dos próximos meses, geralmente 12, assim como a capacidade produtiva necessária. Com isso, realiza os ajustes necessários de forma a identificar qual a melhor forma de reorganizar a mão de obra, estoque, maquinários e insumos e planejar a produção para que ela seja atingida.

4. Plano mestre da produção (PMP)

A terceira etapa se refere ao planejamento da produção no médio e longo prazo, ou seja, semestre ou ano, por exemplo. Já a quarta etapa se refere ao planejamento da produção no curto prazo, ou seja, para o próximo mês ou trimestre.

Ele deve ser mais detalhado e abranger tudo que é necessário para que os produtos certos sejam produzidos na hora certa. Ele deve incluir todo o processo produtivo do próximo período de forma a garantir que as condições sejam perfeitas para que a demanda seja atingida.

5. Programação detalhada da produção (PDP)

A quinta etapa é a programação detalhada da produção e, como o próprio nome já indica, ela é ainda mais detalhada do que o plano mestre.

Isso porque, enquanto a etapa quatro se refere ao planejamento de um mês, a programação detalhada deve incluir a rotina, o dia a dia da produção da indústria. Ela deve conter a descrição de todas as etapas e atividades relacionadas à produção. Também precisa incluir materiais, organização do estoque, lotes a serem produzidos e os padrões a serem seguidos. Portanto, deve conter todos os processos em seus mínimos detalhes.

6. Controle de produção

Por fim, a última etapa do PPCP é o controle da produção. Ela se refere ao monitoramento da execução de todo o planejamento realizado nas etapas anteriores.

Portanto, é nessa etapa que são verificados se todos os processos estão dentro dos padrões preestabelecidos. Também é o momento de entender se alguma matéria-prima está em falta ou se é necessário realizar algum ajuste de forma a garantir que o plano seja colocado em ação.

A etapa de controle também é o momento de identificar, inclusive, pontos de melhoria na produção e no planejamento. Caso perceba que algum processo poderia ser feito de outra forma ou que o planejamento poderia ser modificado para garantir melhores resultados, esse é o momento de fazer isso.

O que é preciso para aplicar o PPCP? 

Antes de entender como colocar o PPCP em prática, é necessário que você saiba que existem alguns pré-requisitos para aplicá-lo na empresa. Ou seja, é necessário que você tenha alguns conhecimentos para que o PPCP seja implementado. São eles:

• informações sobre a demanda;
• informações sobre os recursos que a empresa tem;
• informações sobre a operação;
• variações de demanda ao longo do tempo;
• informações sobre a disponibilidade dos recursos, incluindo quantidade disponível, qualidade e custo.

Como aplicá-lo na prática? 

Agora que você já sabe o que é, como funciona o PPCP e entende, inclusive, quais são as etapas que o compõe, é hora de descobrir como aplicá-lo na sua empresa. Veja o passo a passo para garantir o sucesso do processo.

Capacite os colaboradores

O primeiro passo para começar a utilizar o PPCP na produção da sua empresa é capacitar uma equipe para colocá-lo em prática. Dessa forma, comece escolhendo os responsáveis por realizar a implementação de cada uma das seis etapas e crie um grupo de trabalho.

A partir disso, peça que eles estudem o assunto e entendam, com profundidade, cada uma dessas etapas. A partir disso, você terá um time capaz para realizar a implementação do PPCP na sua empresa.

Faça um levantamento da demanda

Antes de começar a planejar o futuro, é necessário olhar para trás e entender como foi a produção na sua indústria anteriormente. Isso porque, para realizar uma estimativa sobre o que é necessário no futuro, é essencial que você entenda como a empresa funcionou no passado.

Portanto, comece fazendo um levantamento da sua demanda. Entenda qual o volume de vendas de cada um dos meses anteriores, levantando, pelo menos, os últimos 12 meses. Além disso, aproveite para consultar o planejamento estratégico da organização de forma a entender se a previsão é aumentar ou diminuir a demanda nos próximos meses.

Entenda qual a sua capacidade produtiva atual

Também é importante realizar um diagnóstico na sua empresa para entender qual a capacidade produtiva atual. Afinal, é a partir desses dados que você tomará decisões sobre a necessidade de aumentar ou reduzir a sua produção.

Para fazer esse levantamento, não se limite a dados relacionados à produção. Ou seja, não analise apenas o que foi produzido nos últimos meses. Isso porque você pode ter uma limitação abaixo da sua capacidade produtiva. Portanto, faça o levantamento de acordo com os recursos que a empresa dispõe.

Verifique os processos de produção

Além de entender qual foi a sua demanda produtiva nos últimos meses e qual a capacidade atual, também é importante saber como funciona a produção, qual a capacidade de transformação e, até mesmo, de expansão. Afinal, todo o PPCP precisa estar baseado na realidade da organização e, dessa forma, é essencial que você tenha conhecimento profundo sobre ela antes de iniciar as etapas do processo.

Portanto, faça um mapeamento do processo de produção, analise cada uma das etapas e tente entender qual o passo a passo para a produção de cada um dos seus produtos. Também, aproveite esse momento para entender quais são as possibilidades de mudanças, transformações e melhorias que devem ser feitas.

Comece a planejar os próximos meses

Com esses dados em mãos, você é capaz de planejar os próximos meses. Comece a implementar as primeiras etapas do PPCP, ou seja, faça uma precisão da demanda e comece a realizar o planejamento da capacidade produtiva da organização.

Lembre-se de que tudo isso precisa estar embasado em dados e processos que já ocorrem na empresa, além de levar em consideração as capacidades de crescimento, caso necessário. Também é importante considerar o seu planejamento estratégico e metas de curto, médio e longo prazo para a organização e as vendas.

Faça os ajustes necessários

Com o planejamento da produção e da capacidade produtiva em mãos, é a hora de ajustar o que for necessário. Portanto, comece a entender quais são as mudanças que precisam ser feitas na produção da empresa para que a demanda seja atingida e o planejamento possa ser colocado em prática.

Nesse ponto, vale pensar em todos os aspectos relacionados à produção. É preciso pensar na mão de obra, estoque, recursos, maquinário necessário, entre outros elementos.

Crie o PAP, PMP e PDP

Agora é a hora de colocar os passos 3, 4, 5 em ação. Portanto, é a hora de criar todos os planejamentos necessários e estruturá-los.

Também é importante que toda a equipe esteja ciente sobre os resultados desse processo. Portanto, é importante repassar cada um desses planejamentos para todo o time, principalmente aqueles colaboradores que o colocarão em prática. Explique tudo passo por passo e tire as dúvidas que possam surgir nesse momento.

Faça o controle da produção

Por fim, esse é o momento de colocar o sexto passo em prática na sua empresa. Portanto, comece a controlar a produção e a execução de todo o planejamento feito.

Vale lembrar que é necessário criar processos específicos para que o controle de produção seja realizado. Afinal, é necessário estabelecer processos para que esse monitoramento realmente seja feito. Entenda qual a melhor forma de fazer isso e coloque em prática, buscando sempre identificar os problemas o mais rápido possível e, a partir disso, solucioná-los antes que esses desafios comprometam a produção.

Exemplos de PPCP 

Existem alguns exemplos de gestão bastante conhecidos nos quais são utilizados o PPCP. Um deles é a produção Just in Time. Ela foi criada pela Toyota e tem como principal objetivo a redução das perdas e desperdícios.

Nessa metodologia o PPCP é aplicado uma vez que a produção só é iniciada quando a demanda chega. Daí o nome do método. A produção precisa estar com um planejamento bastante enxuto e descritivo, de forma a garantir que, quando a demanda chega, o produto seja finalizado rapidamente.

Outra metodologia que é um exemplo de aplicação do PPCP é o Kanban. Ele é uma forma de organizar a produção de maneira visual e funciona com cards que são colados em um quadro. O quadro tem três colunas: a fazer, fazendo e feito.

Cada etapa da produção deve ser descrita em um card e, à medida que a produção vai avançando e as etapas são realizadas, o card é movimentando ao longo do quadro.

Quais são os principais benefícios do PPCP? 

O PPCP pode trazer uma série de benefícios para a sua empresa. Quer saber quais são eles? Então, continue a leitura e descubra!

• permite uma visão global da sua produção: quando você aplica o PPCP, consegue ter uma visão geral de todo o processo produtivo da sua empresa. Dessa forma, é possível entender cada uma das etapas do processo e, inclusive, propor melhorias;
• reduz desperdícios e custos: o PPCP permite que você identifique gargalos e desperdícios na sua empresa. Além disso, você consegue adquirir apenas os recursos necessários para atender a demanda, o que reduz custos;
• padroniza a produção e os resultados: com o planejamento, você consegue padronizar todo o processo produtivo e, inclusive, os produtos;
• melhora a produtividade do time: com o PPCP, os colaboradores têm a clareza de quais são os processos que precisam ser realizados, assim como a sequência correta. Além disso, a produção fica mais fluida e ágil. Portanto, é possível melhorar a produtividade do time como um todo com a utilização dessa metodologia.

Neste artigo, você aprendeu tudo sobre planejamento, programação e controle de produção (PPCP). Percebeu quais são as etapas desse processo e como implementá-lo na sua empresa. Também descobriu quais são os objetivos e quais são os passos para que ele seja colocado em prática na sua empresa. Portanto, diante dos benefícios que essa metodologia pode trazer para o seu negócio, o que você está esperando? Aproveite as nossas dicas e comece a utilizar o PPCP agora mesmo!