A organização de estoque em padarias é assunto sério. Você está lidando com produtos perecíveis, que podem causar danos à saúde dos seus clientes se não forem devidamente armazenados e monitorados quanto à data de validade. As farinhas, por exemplo, se não forem bem guardadas, podem proliferar até mesmo fungos.
Além de seguir as normas da Vigilância Sanitária, é importante ter uma gestão de estoque organizado e sempre atualizado. Esse é um processo que pode reduzir custos por se evitar perdas, desperdício e prejuízos, melhora a sua gestão de compras, relacionamento com os fornecedores e até mesmo a sua imagem perante os clientes. Afinal, ao se organizar, não terá problemas com a falta de produtos ou insumos no seu estoque.
Se você tem dúvidas sobre o tema, ou não sabe por onde começar a sua organização de estoque, acompanhe este artigo. Nele, listamos 6 dicas para fazer a gestão da sua reserva de matéria-prima e de produtos. Acompanhe.
1. Use unidades de armazenamento corretas
A sua unidade de armazenamento — local onde é o estoque — precisa ser adequado ao tipo de produtos que você utiliza. Principalmente se tratando de uma padaria, onde a maior quantidade dos produtos são perecíveis, a refrigeração adequada e a limpeza do local são os dois aspectos mais importantes.
Esses locais precisam ser estruturados com equipamentos especializados, como os freezers e prateleiras sem defeitos ou cupins. Além das unidades adequadas e estruturadas corretamente, é imprescindível manter os produtos organizados. Evite empilhar os itens sem uma ordem e nunca deixe outros tipos de produtos nas unidades, como os de limpeza.
2. Conte com um inventário de estoque
O inventário de estoque é um documento onde você lista todas as mercadorias que estão na sua reserva, especificando quantidade e tipo. Essa é uma relação para que controle os produtos disponíveis e aqueles que estão em falta. Isso evita tanto o excesso quanto a ausência de insumos.
Dessa forma, você evita ficar sem produtos porque não tem matéria-prima para produzi-los e evita prejuízos com a perda de materiais em excesso. Para que o inventário funcione e o ajude, você precisa mantê-lo atualizado e deixar uma pessoa responsável por isso. Se não há um único responsável, pode haver descontrole por uma pessoa achar que a outra já deu baixa em algum item, ou pode ocorrer uma despadronização na organização do estoque.
Para fazer o inventário, você precisa, primeiro, classificar os seus produtos conforme o tipo, por exemplo, farinha, fermento, sal e outros. Depois de categorizar, é preciso que defina um modelo ou método eficiente para a contagem dos produtos e baixa quando eles saírem do estoque.
O processo de contagem pode ser feito sempre que as mercadorias chegarem e, para manter sempre a organização e atualização, a qualquer movimentação no estoque, ela deve ser registrada.
3. Faça promoções com itens antigos
Uma prática muito comum e que evita perdas e prejuízos são as promoções dos produtos mais antigos. Na padaria, além das mercadorias prontas para venda, você pode utilizar as matérias-primas mais antigas e que estão paradas no estoque para produzir os produtos.
O objetivo é oferecer esses itens a preços mais baixos para que sejam vendidos mais rápido. Os supermercados utilizam muito essa estratégia. Assim, você evitar perder os insumos e ainda consegue valorizar as mercadorias que não estão paradas.
4. Controle a temperatura
Algumas matérias-primas da panificação e mercadorias da padaria precisam ficar refrigeradas. Para isso, é importante ficar de olho nos rótulos e indicações do fabricante. Eles fornecem informações sobre a temperatura que os produtos precisam ficar.
Além de controlar a temperatura, é essencial cuidar da limpeza e organização dos refrigeradores. Jamais desligue esses aparelhos aos finais de semana ou ao final do expediente. Isso pode estragar os seus produtos e causar danos à saúde dos seus clientes.
Defina rotinas de higienização e organização dos refrigeradores, para que, além da limpeza, os responsáveis possam verificar todas as datas de validade e se estão adequados para consumo. Também é importante ficar atento quanto à temperatura do refrigerador. Caso você perceba alguma alteração, é importante fazer a manutenção, pois essas oscilações também podem estragar os produtos perecíveis.
5. Conheça os produtos que vendem mais
Conhecer os produtos que vendem mais é importante para que consiga planejar os seus pedidos junto ao fornecedor. Essa é uma forma de ter um melhor relacionamento com os seus parceiros e de evitar ficar sem mercadorias de alta rotatividade.
Para identificar esses produtos, basta utilizar uma fórmula simples: o giro de estoque. Esse cálculo revela o desempenho dos seus produtos, ou seja, a rotatividade dos itens do seu estoque. A fórmula é:
giro de estoque = total de vendas/ volume médio de estoque. O volume médio é a quantidade que você costuma comprar de determinada mercadoria.
6. Invista em tecnologia
A tecnologia é a sua maior aliada em praticamente todos os processos de gerenciamento. Na organização do estoque ela é essencial, principalmente se tratando de negócios com alta movimentação e fluxo de informações. Tentar fazer esse controle no papel e caneta é um erro, além do descontrole, levará mais tempo e estará mais propenso a erros.
As planilhas podem ser uma alternativa para o inventário, porém elas são ferramentas com funcionalidades limitadas. O ideal é contar com softwares de gestão. Você pode investir em modelos especialmente desenvolvidos para a organização de estoque.
Essas tecnologias automatizam todo o controle, de forma que você não perca tempo nem cometa erros nas baixas ou registro de mercadorias. Para que tenha uma ideia, há sistemas que dão baixa no seu inventário automaticamente após a venda. Isso acontece quando há integração entre o sistema de vendas, que utiliza o código de barra dos produtos.
Dica bônus: como estocar farinha
A farinha é um dos principais insumos das padarias, mas também é altamente perecível e precisa de armazenamento correto. O ambiente precisa ser arejado, mas sem exposição ao sol ou baixas temperaturas. Também é importante deixar esse produto longe da umidade, pois pode proliferar fungos e bactérias. Além disso, também é importante que seja armazenado em temperatura controlada, de preferência fresco e arejado abaixo dos 25ºC. Mantenha afastado do piso e das paredes e deixe nas embalagens originais, pois na embalagem original a farinha “respira” (para não condensar umidade).
A organização de estoque é um processo que evita muitas perdas e prejuízo e até mesmo que os seus clientes passem mal. Então, invista no correto armazenamento, fique de olho nas datas de validade, ou shelf life e sempre mantenha as unidades organizadas e limpas. Para isso, sempre conte com tecnologias para automatizar o controle e padronizar todo esse processo.
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