Para que a sua cozinha de panificação — ou padaria — funcione corretamente, é preciso que você receba as suas matérias-primas em dia, não é mesmo? Sendo assim, é fundamental garantir que a sua empresa conte com uma eficiente gestão de fornecedores internacionais e nacionais. A falta de produtos, a má qualidade e os preços fora do mercado são altamente prejudiciais para o seu negócio, pois geram grandes danos financeiros.

A escolha dos seus parceiros está diretamente ligada à sua produtividade e, consequentemente, ao seu volume de vendas. Por isso, a gestão de fornecedores se faz tão importante. Entretanto, alguns empresários encontram muitos desafios e dúvidas sobre o assunto.

Pensando nisso, preparamos este guia para que você entenda como administrar corretamente esse setor fundamental da sua padaria de forma eficiente e veja, ainda, os benefícios dessa prática para o seu negócio. Acompanhe!

O que é a gestão de fornecedores?

É fato que o mercado está cada vez mais concorrido, o que leva as empresas a uma busca constante do aumento na eficiência e na qualidade dos produtos disponibilizados. Além disso, é preciso tornar os processos mais rápidos e ágeis, já que uma entrega de farinha de trigo, por exemplo, que atrasa, pode atrapalhar toda a sua produção.

O termo “gestão de fornecedores” é muito amplo e, basicamente, refere-se à prática de administrar, identificar, controlar e gerenciar a sua aquisição de produtos, matérias-primas e demais recursos necessários para o funcionamento da sua empresa. Sendo assim, é um processo que envolve a análise e o controle de todas as atividades que abrangem o relacionamento entre o seu negócio e os seus parceiros de suprimentos.

Para isso, você pode optar por trabalhar em conjunto com parceiros nacionais, internacionais ou com as duas opções. Tudo depende das suas necessidades, pois existem produtos que não são cultivados ou fabricados no Brasil, por exemplo.

Antigamente, a tarefa de controlar o recebimento e as compras era vista como secundária nas organizações. Porém, com o passar dos tempos e o surgimento de novas técnicas de gestão, percebeu-se que essa atividade deve ser vista como uma estratégia para se obter os melhores serviços e matérias-primas do mercado, visando a um bom custo-benefício.

Qual é a importância de uma boa gestão de fornecedores?

Ora, a gestão de fornecedores está diretamente relacionada à qualidade do pão de cada fornada e aos demais produtos que você produz. Gerir correta e periodicamente o fornecimento e a aquisição dos suprimentos é uma estratégia que deve fazer parte de todas as empresas, já que influencia na produção e no preço final do seu produto.

Essa gestão, quando feita de maneira adequada e eficaz, possibilita que você trabalhe com boas matérias-primas, prazos de entrega que supram a necessidade da sua empresa e boas condições de pagamento.

Tudo isso garante que você comercialize produtos da melhor qualidade, mantendo a produtividade e o volume de vendas. No entanto, para que isso seja possível, é preciso estabelecer um relacionamento de confiança e de verdadeira parceria entre você e os fornecedores.

Além desses pontos, é muito importante também para a tomada de decisões. O controle de seus parceiros, em conjunto com uma boa administração do seu estoque, aumenta a visibilidade em relação às falhas ou inconformidades nas compras e gastos exagerados. Quando esses fatores são identificados com antecedência, é possível criar soluções de modo a evitar prejuízos maiores e reduzir os custos de produção.

A supply chain, ou cadeia de suprimentos, como dissemos, tem como objetivo principal gerenciar finanças, bens e demais informações do negócio em conjunto com as relações de parcerias (fornecedores), para, assim, alcançar as metas organizacionais. O gerenciamento de fornecedores também se faz fundamental para:

• aumentar o valor agregado dos produtos;
• garantir competitividade de preços;
• diminuir o ciclo de vida dos produtos, reduzindo o tempo médio de aquisições pelos clientes.Vale ressaltar que uma boa gestão de fornecedores também requer um bom controle de estoque. Assim, você consegue manter o equilíbrio entre a compra e a venda, possibilitando o planejamento na quantidade de produtos. Esse fator contribui para a redução de custos desnecessários, como as aquisições exageradas ou a perda de itens perecíveis.

Quais os benefícios de uma gestão de fornecedores eficiente?

Além de garantir o correto funcionamento do fluxo de trabalho, um correto gerenciamento dos seus fornecedores, sejam eles nacionais, sejam eles internacionais, é capaz de beneficiar a sua empresa em diversos aspectos. Confira, a seguir, quais são.

Redução de riscos e custos

A redução de riscos operacionais no processo produtivo é uma constante busca em qualquer tipo de empresa — na panificação, não é diferente. A gestão de fornecedores tem forte influência nas finanças e no planejamento financeiro, pois uma má administração dessas atividades pode ocasionar gastos desnecessários, enquanto o controle adequado pode reduzir, até mesmo, os custos.

O controle de parceiros e suprimentos pode diminuir drasticamente os riscos comerciais e financeiros. Se constantemente ocorrem atrasos nas entregas de matérias-primas e demais suprimentos, há riscos de a sua produção parar.

Em consequência, acontece uma pausa ou uma diminuição do processo produtivo, de modo que produtos podem faltar e, com isso, você não os venderá, ou seja, deixará de lucrar. Produtividade, controle de estoque, gestão de fornecedores e lucro estão interligados. Assim, além de reduzir custos com perdas ou exageros, haverá mais segurança em relação à falta de insumos e reposições.

Auxílio no controle de gastos

Uma gestão eficiente dos seus parceiros de fornecimento inclui fazer pesquisas de preço. Com isso, você consegue detectar bons valores e economizar nas suas compras, garantindo melhor controle dos gastos na sua panificadora.

Uma dica: sempre que possível, tente encontrar fornecedores próximos, assim, será viável reduzir gastos no transporte e garantir melhores prazos e condições contratuais.

Garantia de qualidade da matéria-prima e do produto final

A qualidade do seu produto final tem influência direta nas suas fontes de fornecimento e é um fator que deve ser levado em consideração no momento de compra. Dessa maneira, quando você gerencia adequadamente os seus fornecedores e mantém-se atualizado, encontra produtos de primeira, permitindo que produza e comercialize itens de qualidade que conquistem o cliente.

Já os insumos de má qualidade prejudicam o sabor, o aroma e o produto final como um todo, assim, o seu consumidor fica insatisfeito e você perde o poder de competitividade. No entanto, para que isso seja possível, é preciso avaliar o custo-benefício, pois materiais muito baratos podem deixar a desejar, mas isso também não quer dizer que a matéria-prima mais cara é a melhor. Então, é preciso pesquisar.

Cumprimento dos prazos

Quando você pesquisa, seleciona e trabalha em conjunto com empresas sérias, a gestão de fornecedores assegura que os prazos de entrega sejam respeitados e atendidos. Outro aspecto muito importante é a disponibilidade, pois boas fontes de fornecimento tem níveis adequados de estoque, evitando que você precise de produtos que estejam indisponíveis.

Aumento nas chances de crescimento estruturado

Sob uma análise mais ampla e futura, um dos benefícios da gestão de fornecedores está relacionado à possibilidade de crescimento estruturado do seu negócio. Quando há um bom gerenciamento, com negociações na compra e no recebimento de produtos, a sua empresa tem mais chances de expandir os lucros e aumentar o nível de fidelização dos seus clientes.

Isso significa maior previsibilidade de faturamento, tanto mensal quanto anual (receita recorrente). Consequentemente, a sua marca cresce de forma estruturada, saudável e sustentável.

Maior poder de barganha

Parte do controle de parceiros é estreitar e melhorar esse relacionamento. Do ponto de vista sistêmico do mercado, isso aumenta a confiança entre ambas as partes, mas é preciso que você cumpra com os pagamentos dentro do prazo.

Como consequência, podem ser oferecidas melhores condições de pagamentos, preços e prazos de entrega, bem como aumento no poder de negociações e tratativas. Ou seja, você conquista o poder de barganha, principalmente quando cria uma rede de fornecimento, pois poderá comparar e realizar uma espécie de “confronto” entre as empresas.

Melhor valor agregado

Quando se tem um bom relacionamento com os seus parceiros e consegue-se produtos de boa qualidade, automaticamente, os pães que você produz, por exemplo, têm maior valor agregado.

Contudo, para que seja possível conquistar o valor agregado, é necessário realizar uma gestão eficiente dos seus fornecedores e das fontes de fornecimento, senão, fica difícil encontrar um ponto estratégico para melhorar e otimizar os insumos da sua empresa e os preços praticados.

Como escolher os melhores fornecedores para a empresa?

A escolha do melhor forno industrial para panificação requer pesquisa, comparação de gastos e de especificidades, não é mesmo? Na gestão de fornecedores, não é diferente. É preciso estudar as condições e os produtos oferecidos por cada parceiro e conversar com as empresas sobre prazos de entrega.

Sendo assim, o gerenciamento da sua rede de fornecimento começa no processo de seleção. Para isso, é preciso avaliar as características de cada empresa, os serviços, os produtos e as matérias-primas de que a sua padaria precisa. Você deve ter critérios rigorosos nesse momento de triagem para garantir a competitividade, o sucesso e a sobrevivência saudável do seu negócio.

Para selecionar, homologar e avaliar os seus fornecedores, permitindo uma boa gestão de supply chain, são considerados alguns indicadores básicos, como prazo, qualidade de entrega e preço. No entanto, devem ser avaliados a fundo os fatores:

• capacidade produtiva: a quantidade produtiva e disponibilizada precisa estar em conformidade com o combinado. Além disso, o prazo de entrega deve ser respeitado e as mercadorias devem estar em boas condições e livres de defeitos;
• habilidade técnica: seus fornecedores devem ter a capacidade de atender às necessidades e especificações técnicas da sua padaria; preço: não quer dizer que o preço mais baixo é o melhor, mas, sim, aquele com o melhor custo-benefício;
• confiabilidade: os seus parceiros devem ser confiáveis, ter estabilidade financeira, organização, boa reputação e solidez no mercado;
• localização: quanto mais próximo forem os fornecedores, mais fácil será atender às demandas e menor será o preço dos fretes, por exemplo

Além disso, também é muito importante encontrar empresas sérias, dentro das leis, das conformidades e que honram com seus compromissos. Para ajudá-lo nessa escolha, preparamos um passo a passo com dicas e pontos essenciais para levar em consideração e encontrar os melhores fornecedores, garantindo que as necessidades da sua produção e da sua empresa sejam atendidas. Confira a seguir.

Faça uma lista das opções disponíveis

Essa etapa requer paciência e dedicação, pois essas são as bases de muita pesquisa e indicações. Procure por empresas na sua cidade, em outros estados do Brasil e, dependendo dos produtos de que precisa, confira as opções disponíveis também no exterior.

Faça uma lista geral com os fornecedores que disponibilizam os insumos de que necessita. Essa seleção poderá ser generalizada, pois, posteriormente, você terá que entrar em contato com as empresas para analisar as habilidades, capacidades, preços e prazos e, com isso, a sua lista, com certeza, diminuirá. Use planilhas para descrever o CEP, endereço e contatos (telefone, e-mail, site e redes sociais) para facilitar o seu trabalho.

Para isso, a dica é procurar na Internet, que é um ótimo meio para encontrar fornecedores com boa reputação, já que há possibilidade de encontrar avaliações e opiniões de clientes por meio de sites de reclamações ou empresas de proteção ao consumidor.

Feiras e eventos do segmento também são excelentes opções para ter um contato mais direto com os parceiros. Outro recurso é apostar nas indicações. Peça a opinião de outras pessoas ou empresas sobre bons fornecedores.

Se você precisa importar produtos e trabalhar com redes de fornecimento internacionais, pesquise se as empresas têm representantes ou escritórios no Brasil. Assim, você consegue facilitar e otimizar o contato e as negociações.

Converse com os fornecedores

Aqui, é o momento de entrar em contato e conversar com os possíveis parceiros. Por meio disso, você provavelmente fará cortes na sua lista, pois verá que nem todos poderão atender à sua demanda.

Essa etapa é muito importante, portanto , tire um tempo só para isso e não tenha pressa nas conversas. Anote o maior número de informações, pergunte sobre os métodos de entrega, as condições de pagamento, as garantias, os preços unitários e por quantidade. Você poderá perceber como é o atendimento ao cliente da empresa e se ficou confortável e amparado.

Compare os preços

O preço de compra de um fornecedor inclui os custos com impostos, fretes, possíveis gastos com a liberação de mercadorias (no caso de parceiros internacionais) e o lucro da empresa. Para essa comparação e avaliação, é preciso fazer contas do preço final para garantir que caibam no orçamento da sua padaria e realizar pesquisas em diferentes empresas, a fim de conferir se o preço é o mesmo e não correr o risco de pagar mais caro pelo mesmo produto.

Solicite amostras

Antes de fechar o contrato ou acordo com os fornecedores, solicite amostras dos produtos e faça testes na sua produção. Por meio dessa prática, você poderá avaliar a qualidade da mercadoria, ter uma noção do prazo de entrega e do cuidado com os seus itens, já que avaliará as condições em que cada um foi recebido.

Avalie o serviço

A matéria-prima que recebeu é de boa qualidade e chegou sem danos, mas o fornecedor não consegue atender às suas necessidades? O atendimento é falho ou deixou a desejar? Então, pode não ser a melhor escolha.

Um bom fornecedor é aquele que, além de atender a sua demanda, oferece um bom suporte pós-venda e um atendimento que esteja disponível sempre que você precisar. Um serviço de qualidade deve prezar esses dois pontos. Sem um deles, a sua gestão e a sua produtividade podem ser prejudicadas.

Imagine uma situação em que você precisa tirar uma dúvida sobre a especificação de algum produto ou fazer a troca de um dos insumos, e a empresa não atende ao telefone ou dificulta esse processo. Um transtorno, não é mesmo? Sendo assim, além da qualidade, o parceiro ideal deve oferecer um serviço e um suporte adequados.

Como fazer uma boa gestão de fornecedores?

Dar atenção aos processos e ao gerenciamento de parceiros é um divisor de águas para o sucesso financeiro da sua padaria. Falamos, aqui, sobre o que é a gestão de fornecedores e como escolher empresas que cumpram com o acordo e com a sua demanda. No entanto, após essa seleção, como gerir essa parceria de forma eficiente e contínua? Confira, a seguir, algumas etapas e dicas que o ajudarão nessa tarefa. Acompanhe.

Aposte no planejamento

Definir os objetivos da sua padaria e do negócio, como um todo, é o ponto de partida para que você encontre as melhores opções e aquelas que atendam às suas metas. No caso da gestão de fornecedores, faça um planejamento que leve em consideração o seu volume de vendas, de produtividade e de estoque.

Dessa forma, você consegue controlar os seus produtos para fazer as compras antes de os itens acabarem, evitando parar a produção e, com isso, mantém a qualidade dos seus pães e dos demais alimentos produzidos e comercializados.

Organize o processo de fornecimento

Após planejar o recebimento de mercadorias, a dica é organizar os seus fornecedores. Para isso, monte planilhas com o nome de cada empresa e os produtos que fornecem. Essa catalogação facilita a sua gestão e a visualização dos dados, dos preços e do andamento das entregas.

Faça uma avaliação periódica

Determine uma regularidade e os períodos para realizar uma reavaliação dos seus fornecedores. Verifique se a qualidade no serviço e nos produtos permanece a mesma e se esse parceiro ainda está apto a fornecer suprimentos para a sua padaria.

Infelizmente, existem empresas no mercado que prezam pelo bom serviço somente até ganhar a sua confiança e, após isso, começam a atrasar as entregas, disponibilizar mercadorias em mau estado e dar desculpas como resposta. Esse é um dos pontos em que se faz tão importante o momento da escolha e dessa avaliação periódica.

Aqui vai uma dica valiosa: a ISO 9001 fornece orientações sistemáticas para que as empresas realizem a gestão de fornecedores. Por meio de um sistema de gestão da qualidade, você consegue controlar, planejar e gerenciar o relacionamento entre a sua padaria e os seus fornecedores.

Monitore os custos frequentemente

Uma parte muito importante da gestão de fornecedores é o monitoramento dos preços praticados. Veja, por exemplo, se não ocorrem aumentos exorbitantes. Por mais que alguns produtos elevem de valor, dependendo da época ou da estação do ano, analise constantemente se as quantias estabelecidas estão em conformidade com o que foi acordado.

Além disso, é fundamental contar com estratégias que visam a otimizar e a reduzir custos, mas de forma que não impacte na qualidade do produto final e na satisfação do cliente.

Como melhorar o relacionamento com os fornecedores?

A relação com os fornecedores deve ser de completa transparência, para que você consiga maior flexibilidade nas negociações, eficiência melhorada, vantagens e, até mesmo, um melhor preço.

Para isso, a gestão do relacionamento com fornecedores, também conhecida como Supplier Relation Management, é de suma importância e faz-se, em grande parte, por meio de conversas constantes. Então, mantenha sempre o contato com a sua rede de fornecedores, deixando claras quais são as suas expectativas e necessidades.

Sempre que houver algum problema, impasse ou equívoco nas entregas ou demais informações críticas, deixe isso bem claro.

Dessa forma, com o tempo, será estabelecido um processo de confiança, segurança e confiabilidade, já que ambos poderão contar um com o outro, construindo uma cadeia de ajuda mútua. Entretanto, não se esqueça de reconhecer quando um bom trabalho é realizado, assim, a empresa ficará ainda mais motivada a atender à sua demanda com excelência.

A administração eficiente de fornecedores vai desde o planejamento dos seus produtos e matérias-primas até a formação de um relacionamento de confiança. Uma adequada gestão é fundamental para o funcionamento e o crescimento saudável da sua empresa.

Aproveite para conferir a importância da gestão de qualidade e por que ela é um item obrigatório nas empresas.